Datenschutzhinweise

Unternehmen und Geltungsbereich

Enigma Labs OÜ, Juhkentali tn 8, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10132, Estland, Registrierungsnummer 17166408, ist Verantwortlicher für geschäftliche Anfragen und die damit verbundene Verarbeitung unter /eu. Datenschutz: privacy@getenigmalabs.com. Support: support@getenigmalabs.com. Allgemein: hello@getenigmalabs.com.

Enigma Labs Technology Limited (DIFC) betreibt die gemeinsame Website vor der Regionsauswahl. Kundendaten, die wir im Rahmen eines Auftrags auf Weisung verarbeiten, werden im Abschnitt zu Kundendaten aus Dienstleistungen beschrieben und unterliegen der jeweiligen Auftrags- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie den Datenschutzhinweisen des Kunden. Unsere öffentliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung gilt, wenn sie in den betreffenden Auftrag einbezogen wird. Unsere Website und Leistungen richten sich an Unternehmen und sind nicht für Kinder bestimmt.

Kontakt Datenschutzbeauftragter: dpo@enigmalabs.ee. Bitte nennen Sie das betroffene Unternehmen.

Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen Namen, geschäftlichen Kontaktdaten, Unternehmen, gegebenenfalls Länder, Leistungsinteressen und Korrespondenz, um Anfragen zu beantworten, Leistungen abzustimmen und Support zu erbringen. Technische Anfragedaten, Prüf-Tokens, Kennungen zur Anfragenbegrenzung und Datenschutzeinstellungen dienen Bereitstellung und Sicherheit. Angaben sind freiwillig; ohne erforderliche Kontaktdaten können wir möglicherweise nicht helfen. Übermitteln Sie keine Zugangsdaten oder unnötigen sensiblen Informationen.

Wir verwenden personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen:

Anfragen, Leistungen und Support: unsere berechtigten Interessen an der Kommunikation mit Unternehmensvertretern, der Vereinbarung von Leistungen und der Bearbeitung von Supportanfragen, auch mithilfe der unten beschriebenen KI-Unterstützung. Wenn Sie persönlich einen Vertrag mit uns schließen oder Schritte zu dessen Abschluss verlangen, stützen wir die dafür erforderliche Verarbeitung auf die vertragliche Erforderlichkeit.
Recherche und Anreicherung geschäftlicher Kontaktdaten: unsere berechtigten Interessen daran, relevante geschäftliche Kontakte zu ermitteln und berufliche Kontaktdaten aktuell und richtig zu halten.
Bereitstellung und Sicherheit der Website: unsere berechtigten Interessen am Betrieb der Website, der Verhinderung von Missbrauch und dem Schutz von Informationen.
Werbung und E-Mail-Messung: Einwilligung, soweit erforderlich, einschließlich der freiwilligen Erlaubnisse über unsere Formulare; andernfalls unsere berechtigten Interessen an der Bewerbung relevanter geschäftlicher Leistungen und der Bewertung der Kampagnenwirksamkeit, soweit die geltenden Regeln diese Verarbeitung zulassen.
Einhaltung von Pflichten und Streitigkeiten: geltende Buchhaltungs-, Steuer- und Datenschutzpflichten sowie unsere berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Interessentengewinnung und Ergänzung geschäftlicher Kontaktdaten kaufen wir Leads, beziehen Anreicherungsinformationen von externen Anbietern und erheben Informationen aus öffentlichen Websites und beruflichen Profilen, einschließlich LinkedIn. Diese Datensätze können Namen, Berufsbezeichnungen, Arbeitgeber, geschäftliche E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ortsangaben und LinkedIn-Profile enthalten.

Wir zeichnen Telefon- und VoIP-Gespräche auf, um Kundenweisungen zu dokumentieren, Probleme zu beheben, Streitigkeiten zu klären und die Annahme von Aufträgen festzuhalten. Wir informieren Sie vor Beginn der Aufzeichnung und holen eine Einwilligung ein, soweit dies erforderlich ist. Andernfalls stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen an einer zutreffenden Dokumentation für diese Zwecke. Wenn Sie kein aufgezeichnetes Gespräch wünschen, können Sie stattdessen E-Mail nutzen. Eine telefonische Leistung ohne Aufzeichnung bieten wir nicht an.

Kundendaten aus Dienstleistungen

Kunden können uns personenbezogene Daten bereitstellen oder den Zugriff darauf gestatten, wenn wir ihre IT- und Cybersicherheitsleistungen erbringen, absichern und unterstützen. Je nach Auftrag kann dies Kennungen und Kontaktdaten von Mitarbeitenden und anderen Personen, Beschäftigungsinformationen, Konto- und Zugriffsdaten, Sicherheits- und Systemprotokolle, Kommunikation sowie Informationen in Kundensystemen umfassen. Freigegebene Leistungsaktivitäten können den Zugriff auf diese Informationen in den Systemen des Kunden erfordern.

Wir verarbeiten diese Informationen für die vom Kunden angewiesenen Leistungszwecke mit dem für die betreffenden Daten erforderlichen Umfang und den erforderlichen Schutzmaßnahmen. Der Kunde bestimmt die betroffenen Personen, Daten und Zwecke. Kundendaten aus Dienstleistungen folgen seinen rechtmäßigen Aufbewahrungs-, Rückgabe- und Löschweisungen sowie geltenden zwingenden Anforderungen. Bei Anfragen zu diesen Daten wenden Sie sich an den verantwortlichen Kunden oder an privacy@getenigmalabs.com; wir unterstützen den Kunden und erfüllen die Pflichten, die unmittelbar für uns gelten.

Werbung und E-Mail-Tracking

Wir verwenden geschäftliche Kontaktdaten zur Bewerbung unserer Leistungen. Dazu gehören direkt mitgeteilte Daten, von Lead-Anbietern gekaufte Daten und Daten aus öffentlichen beruflichen Quellen. Der Kauf oder die öffentliche Verfügbarkeit begründet allein keine Erlaubnis zum Versand von Werbung. Soweit das anwendbare Datenschutzrecht dies zulässt, ist die Grundlage für relevante geschäftliche Werbung unser berechtigtes Interesse an der Bewerbung unserer Leistungen. Eine Einwilligung ist erforderlich, soweit die Regeln für den jeweiligen Kanal sie verlangen; Ausnahmen für SMS hängen vom Empfänger und der Versandkonstellation ab. WhatsApp-Werbung setzt eine vorherige Einwilligung für das darin genannte Unternehmen voraus.

Eine Anfrage meldet Sie nicht für Werbung an. Unsere Websiteformulare bieten, soweit im jeweiligen Formular verfügbar, freiwillige und standardmäßig nicht angekreuzte Auswahlmöglichkeiten für E-Mail, persönliche Telefonanrufe, SMS und WhatsApp/Signal-Nachrichten. Die Auswahl gilt für das genannte regionale Unternehmen und die angegebenen Kontaktdaten; sie erlaubt keine automatisierten oder vorab aufgezeichneten Werbeanrufe. Ein nicht angekreuztes Feld widerruft keine frühere Einwilligung.

Je nach Kampagne können Öffnungen und Linkklicks in Werbe-E-Mails gemessen werden, auch bei E-Mails an Kontakte aus externen Quellen. Soweit das anwendbare Recht hierfür eine Einwilligung verlangt, holen wir diese ein, bevor wir Ihre Öffnungen oder Klicks erfassen. Sie können Ihre Tracking-Einwilligung jederzeit über privacy@getenigmalabs.com widerrufen. Das Websiteformular bietet hierfür eine gesonderte freiwillige Auswahl; die Auswahl von E-Mail-Werbung allein erteilt keine Tracking-Einwilligung. Cookie-Einstellungen melden Sie nicht für Werbung an.

Bei Auswahlmöglichkeiten in unseren Websiteformularen dokumentieren wir Ihre Auswahl, das betroffene Unternehmen und die Kontaktdaten sowie Zeitpunkt, Quelle und die angezeigten Datenschutzhinweise.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder Direktwerbung widersprechen, über einen Abmeldelink, durch eine Antwort mit „STOP“, soweit angeboten, oder über privacy@getenigmalabs.com. Ihre Anfrage und Leistungen bleiben davon unberührt.

Eine Abmeldung beendet die Werbung von Enigma Labs OÜ, Enigma Labs Technology Limited und EnigmaCyber LLC über alle Kanäle, einschließlich E-Mail, SMS und WhatsApp. Wir setzen Abmeldungen unverzüglich und spätestens 24 Stunden nach Eingang um, soweit gesetzlich keine frühere Umsetzung erforderlich ist. Wir führen eine Werbesperrliste, um weitere Werbung zu verhindern; die Sperre bleibt wirksam, wenn Ihre Kontaktdaten in einer später gekauften oder importierten Liste erscheinen.

Wir verkaufen oder vermieten keine Kontaktdaten und stellen sie Werbeplattformen nicht für gezielte Werbung zur Verfügung.

KI-gestützte Antworten

Wir nutzen KI-Dienste zur Bearbeitung von Anfragen. Zu jeder Anfrage erhält das System Ihre Nachricht, Ihre Kontaktdaten sowie unsere frühere Korrespondenz und Unterlagen zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen. Es kann öffentliche berufliche Quellen zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen abrufen, etwa die Unternehmenswebsite oder das LinkedIn-Profil. Damit ordnet es die Anfrage ein und leitet sie weiter, entwirft eine Antwort, aktualisiert den Helpdesk- und Kundendatensatz zu Ihrer Anfrage und plant Folgekontakte dazu.

Antworten zu Beschwerden, rechtlichen oder datenschutzrechtlichen Anliegen, laufenden Vorfällen oder Sicherheitsmeldungen werden stets von Mitarbeitenden geprüft, bevor sie versendet werden. Andere Antworten, einschließlich unverbindlicher Informationen zu unseren Leistungen und Preisen, können automatisch versendet werden. Das System kann nur Sie und unsere Mitarbeitenden kontaktieren und nur Ihren Datensatz ändern. Haben Sie Werbekontakt gewählt, können Folgenachrichten auch Informationen zu unseren Leistungen enthalten; sie folgen den Werbeauswahlen und Abmelderegeln im Abschnitt Werbung sowie unserer Werbesperrliste. Die Annahme eines Kunden, ein verbindlicher Preis, ein Vertrag oder der Zugang zu Leistungen werden nicht durch das System vereinbart; dafür sind eine Person und das in unseren Websitebedingungen beschriebene Auftragsverfahren erforderlich.

Das System arbeitet nach Anweisungen, die unsere Mitarbeitenden festlegen und kontrollieren, und ausschließlich für die oben genannten Zwecke. Unseren KI-Anbietern ist es vertraglich untersagt, Ihre Daten zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Eingaben und Ausgaben werden protokolliert und sind nachprüfbar; der Zugriff auf die Werkzeuge ist auf berechtigte Mitarbeitende mit Mehrfaktorauthentifizierung beschränkt. Unser Einsatz folgt den OECD-KI-Grundsätzen, dem NIST AI Risk Management Framework 1.0 und den Dubai AI Ethics Guidelines. KI-Antworten können fehlerhaft sein; unter support@getenigmalabs.com können Sie die Bearbeitung durch eine Person anfordern. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen oder eine menschliche Bearbeitung verlangen.

Empfänger und gemeinsame Dienste

Enigma Labs Technology Limited (DIFC) verwaltet gemeinsame Dienste und bearbeitet EU- und US-Anfragen im Auftrag des jeweiligen regionalen Unternehmens. Wir nutzen Anbieter für Cloudhosting und Sicherheit, Kundenverwaltung, E-Mail- und Nachrichtenversand, Helpdesk/Chat, KI-Unterstützung und Datenschutzeinstellungen. Anfragen werden in unseren Kundenverwaltungs- und Helpdesksystemen erfasst.

Unsere Gesellschaften in Estland, im DIFC und in den Vereinigten Staaten können gemeinsame Verarbeitungsleistungen für das verantwortliche regionale Unternehmen erbringen. Wir nutzen außerdem Anbieter geschäftlicher Kontaktdaten und Datenanreicherung sowie Telefonie-/VoIP- und Gesprächsaufzeichnungsdienste.

Internationale Verarbeitung

Unsere gemeinsamen Dienste beziehen die DIFC-Gesellschaft in den Vereinigten Arabischen Emiraten ein. Anfragen werden in Japan gespeichert; E-Mail-, Helpdesk- und Einwilligungsdaten in den Vereinigten Staaten. Anrufaufzeichnungen und gegebenenfalls erstellte Transkripte werden in den Vereinigten Staaten, in EU-Ländern und in Japan gespeichert. Berechtigte Mitarbeitende können aus EU-Ländern, dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten, Kanada und Neuseeland auf Anfragen zugreifen. Automatisierte und Werbe-E-Mails können über EU- und US-Regionen versendet werden. Versandregionen beschreiben nicht jeden Speicher- oder Supportstandort. Die KI-Verarbeitung kann auch in anderen Ländern stattfinden, in denen unsere Anbieter und deren Unterauftragsverarbeiter tätig sind.

Japan, das Vereinigte Königreich, Kanada (gewerbliche Organisationen) und Neuseeland sind durch Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission abgedeckt. Die Vereinigten Arabischen Emirate und die Vereinigten Staaten sind es nicht. Für Übermittlungen in diese Länder stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO) mit den betreffenden Enigma-Gesellschaften und Anbietern. Eine Kopie der jeweiligen Klauseln ohne Geschäftsdetails erhalten Sie unter privacy@getenigmalabs.com.

Aufbewahrung und Sicherheit

Wir begrenzen die Aufbewahrung auf die in diesen Hinweisen beschriebenen Zwecke und geltende gesetzliche Anforderungen. Die nachstehenden Fristen gelten für aktive Daten; verbleibende Sicherungskopien unterliegen der gesonderten Backup-Frist. Eine frühere einschlägige Löschpflicht hat Vorrang. Bleiben bestimmte Unterlagen für eine gesetzliche Pflicht oder einen konkreten Rechtsanspruch erforderlich, werden sie dafür und nicht für weitere Werbung aufbewahrt.

Kundendaten aus Dienstleistungen folgen den Aufbewahrungskriterien im entsprechenden Abschnitt oben. Die Tabelle erfasst die übrigen in diesen Hinweisen beschriebenen Daten; sie verlängert keine Löschfrist eines Kunden.

Informationen	Aufbewahrungskriterien
Anfragen und Angebote	Bei Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, höchstens 24 Monate nach Ihrer letzten inhaltlichen Kontaktaufnahme mit uns; kürzer, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Erforderliche Vertrags- oder Anspruchsnachweise werden nach den jeweils geltenden Vorgaben getrennt aufbewahrt
Support- und Chatkorrespondenz	Routinemäßige Supporttickets und Chatprotokolle: höchstens 24 Monate nach Erledigung; kürzer, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Erforderliche Vertrags-, Vorfalls- oder Streitnachweise werden für den jeweiligen Zweck und den geltenden Zeitraum getrennt aufbewahrt
Gekaufte, angereicherte und andere Werbekontakte	Inaktive Werbeprofile werden spätestens 36 Monate nach Erhebung oder Ihrer letzten inhaltlichen Antwort oder Anfrage zu unserer Werbung gelöscht, je nachdem, welches Ereignis später liegt; früher, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Kampagnenversand sowie erfasste Öffnungen oder Klicks starten die Frist nicht neu. Widerspruch oder Widerruf beendet die betreffende Werbenutzung früher; erforderliche Werbesperrvermerke bleiben getrennt erhalten
Gesprächsaufzeichnungen	Routinemäßige Aufzeichnungen: höchstens 6 Monate nach dem Gespräch; kürzer, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Erforderliche Nachweise eines angenommenen Auftrags, Vorfalls oder einer Streitigkeit werden für diesen Zweck und den geltenden Zeitraum getrennt aufbewahrt
E-Mail-Interaktionen	Daten, die einem identifizierbaren Empfänger zugeordnet sind: höchstens 6 Monate nach jeder Öffnung oder jedem Klick, danach Löschung oder unumkehrbare Anonymisierung; früher, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt
Erforderliche Einwilligungsnachweise	Solange wir uns auf die Einwilligung stützen, anschließend bis zu 36 Monate nach der letzten darauf gestützten Verarbeitung, kürzer, wenn die Nachweise nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt
Erforderliche Nachweise zu Datenschutzanfragen	Während der Bearbeitung, anschließend bis zu 36 Monate nach Abschluss, kürzer, wenn die Nachweise nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt
Werbesperrvermerke	Solange zur Beachtung des Widerspruchs erforderlich, auch bei erneutem Auftauchen der Kontaktdaten in einer Liste
Buchhaltungs- und Steuerunterlagen	Für die gesetzliche Frist, die für die Unterlagenart und die betreffende Gesellschaft gilt, berechnet ab dem maßgeblichen Geschäfts- oder Steuerjahresende, Einreichungsdatum oder einem anderen gesetzlich bestimmten Beginn
Erforderliche Nachweise für Rechtsansprüche	Nur solange sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Anspruchs erforderlich sind; maßgeblich sind dessen Entstehung oder Bekanntwerden, die geltende Verjährungsfrist einschließlich etwaiger Verlängerungen sowie noch offene Verfahren oder Vollstreckungsmaßnahmen. Es werden nur relevante Informationen aufbewahrt
Website-Zugriffs-, Zustellungs- und Sicherheitsprotokolle	Routineprotokolle: höchstens 6 Monate ab Erhebung; kürzer, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Erforderliche Vorfalls- oder Streitnachweise werden für diesen Zweck und den geltenden Zeitraum getrennt aufbewahrt
Gesonderte Kopien von KI-Eingaben, Ausgaben und Diagnoseprotokollen	Höchstens 6 Monate ab Erstellung; frühere Löschung, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder eine frühere Löschpflicht gilt. Nachrichten, die Teil einer Anfrage oder Supportkorrespondenz sind, folgen der jeweiligen Aufbewahrungsfrist
Routinemäßige Sicherungskopien	Höchstens 12 Monate ab Erstellung der jeweiligen Kopie; kürzer, wenn sie nicht mehr benötigt wird oder eine frühere gesetzliche oder vertragliche Löschpflicht gilt. Gelöschte Daten bleiben bis zum Ablauf der Sicherungskopie von der regulären Nutzung ausgeschlossen

Zugriff auf Kundendaten ist auf betriebliche Erforderlichkeit begrenzt; Mehrfaktorauthentifizierung ist vorgeschrieben.

Anwendbares Recht und Rechte

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), estnisches Ausführungsrecht und einschlägige nationale ePrivacy-Regeln gelten in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich. Beschränkte internationale Übermittlungen unterliegen weiterhin Kapitel V der DSGVO.

Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung sowie Datenübertragbarkeit verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und jederzeit der Direktwerbung widersprechen. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.

Schreiben Sie an privacy@getenigmalabs.com oder an die oben genannte Unternehmensanschrift mit dem Vermerk „Datenschutz“. Nennen Sie das betroffene Unternehmen. Wir können verhältnismäßige Angaben zur Prüfung Ihrer Identität oder der Vertretungsbefugnis verlangen. Wir antworten innerhalb der geltenden gesetzlichen Frist und begründen eine etwaige Ablehnung. Die Regionsauswahl beschränkt keine zwingenden Rechte.

Sie können sich bei der Andmekaitse Inspektsioon (AKI) oder der zuständigen Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes beschweren. Ihre Rechte hinsichtlich gesetzlich erfasster automatisierter Entscheidungen und gerichtliche Rechtsbehelfe bleiben bestehen.

Browserspeicherung und Auswahl

Intercom-Livechat ist optional und wird erst nach Einwilligung in die Funktionalität für dieses Unternehmen und diese Richtlinienversion geladen. Technische Browser-/Netzwerkinformationen und Ihre Nachrichten werden über unseren in den USA gehosteten Helpdesk verarbeitet. Sie können die Chateinwilligung in den Datenschutzeinstellungen widerrufen; E-Mail und Kontaktformulare bleiben verfügbar. Das Ende der Browsersitzung löscht keine bereits übermittelten Nachrichten; für diese gelten die oben genannten Anfrage- oder Supportfristen.

Die regionale URL bestimmt das Unternehmen. Ein vertrauenswürdiges Hosting-Ländersignal kann bei URLs ohne Region eine Region vorschlagen; Besucher können anders wählen. Wir setzen kein Regionspräferenz-Cookie und nutzen keine Browserzeitzone oder externe IP-Abfrage für die Weiterleitung. Datenschutzeinstellungen bleiben nach Unternehmen und Richtlinienversion getrennt und lassen sich über die Datenschutzeinstellungen ändern.

Die Cookie- und Browserspeicherrichtlinie beschreibt Browserspeicher und dessen Verwaltung. Browsereinstellungen und E-Mail-Werbeauswahl sind getrennt.

Änderungen und bestehende Verträge

Wir veröffentlichen Änderungen hier und aktualisieren das Wirksamkeitsdatum. Über wesentliche Änderungen informieren wir durch einen hervorgehobenen Hinweis auf der Website oder eine direkte Mitteilung, soweit gesetzlich erforderlich.

Die Domainmigration überträgt keine bestehenden Verträge oder historischen Verantwortlichkeiten. Historische Dokumente stehen im Rechtsverzeichnis.