Notice de confidentialité

Société et périmètre

Enigma Labs OÜ, Juhkentali tn 8, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10132, Estonie, Code de registre 17166408, est responsable du traitement des demandes professionnelles et des traitements associés sur /eu. Confidentialité : privacy@getenigmalabs.com. Assistance : support@getenigmalabs.com. Contact général : hello@getenigmalabs.com.

Enigma Labs Technology Limited (DIFC) exploite le site commun avant le choix d’une région. Les données clients traitées sur instructions dans le cadre d’une mission sont décrites dans la section relative aux données clients liées aux services et relèvent du contrat de mission et de l’accord de sous-traitance concernés ainsi que des informations de confidentialité du client. Notre accord public de sous-traitance s’applique lorsqu’il est incorporé à cette mission. Notre site et nos services sont destinés aux entreprises et ne s’adressent pas aux enfants.

Contact du délégué à la protection des données : dpo@enigmalabs.ee. Précisez la société concernée.

Données, finalités et bases juridiques

Nous traitons les nom, coordonnées professionnelles, société, pays éventuellement renseigné, services souhaités et échanges que vous fournissez pour répondre, organiser les prestations et assurer l’assistance. Les informations techniques de requête, jetons de vérification, identifiants de limitation des requêtes et choix de confidentialité servent à la fourniture et à la sécurité du site. Leur fourniture est volontaire, mais sans les coordonnées nécessaires nous pourrions ne pas pouvoir vous aider. Ne transmettez pas d’identifiants secrets ou de données sensibles inutiles.

Nous utilisons les données personnelles sur les bases suivantes :

Demandes, services et assistance : nos intérêts légitimes à communiquer avec les représentants des entreprises, organiser les prestations et résoudre les demandes d’assistance, notamment au moyen de l’assistance par IA décrite ci-dessous. Lorsque vous concluez personnellement un contrat avec nous ou demandez des démarches en vue de sa conclusion, nous nous fondons sur la nécessité contractuelle pour les traitements nécessaires à cette fin.
Recherche et enrichissement de contacts professionnels : nos intérêts légitimes à identifier les contacts professionnels pertinents et à maintenir leurs coordonnées à jour.
Fourniture et sécurité du site : nos intérêts légitimes à exploiter le site, prévenir les abus et protéger les informations.
Prospection et mesure des e-mails : le consentement lorsqu’il est requis, notamment les autorisations facultatives recueillies dans nos formulaires ; sinon, nos intérêts légitimes à promouvoir des services professionnels pertinents et à évaluer l’efficacité des campagnes, lorsque les règles applicables autorisent ces traitements.
Conformité et litiges : les obligations comptables, fiscales et de protection des données applicables, ainsi que nos intérêts légitimes à constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Pour la prospection et la mise à jour des fiches de contacts professionnels, nous achetons des données de prospects, obtenons des informations d’enrichissement auprès de fournisseurs tiers et recueillons des informations sur des sites publics et des profils professionnels, notamment LinkedIn. Ces fiches peuvent comprendre les noms, fonctions, employeurs, adresses e-mail professionnelles, numéros de téléphone, localisations et profils LinkedIn.

Nous enregistrons les appels téléphoniques et VoIP pour documenter les instructions des clients, résoudre les problèmes techniques, régler les litiges et consigner l’acceptation des commandes. Nous vous informons avant le début de l’enregistrement et recueillons votre consentement lorsqu’il est requis. Sinon, nous nous fondons sur nos intérêts légitimes à conserver une trace exacte à ces fins. Si vous ne souhaitez pas participer à un appel enregistré, vous pouvez utiliser l’e-mail. Nous ne proposons pas de service téléphonique sans enregistrement.

Données clients liées aux services

Les clients peuvent nous fournir des données personnelles ou en autoriser l’accès lorsque nous fournissons, sécurisons et assistons leurs services informatiques et de cybersécurité. Selon la mission, il peut s’agir d’identifiants et de coordonnées de membres du personnel et d’autres personnes, d’informations d’emploi, de données de comptes et d’accès, de journaux de sécurité et système, de communications et d’informations contenues dans les systèmes du client. Les activités de service autorisées peuvent nécessiter l’accès à ces informations dans les systèmes du client.

Nous traitons ces informations pour les finalités de service indiquées par le client, avec le périmètre et les garanties requis pour les données concernées. Le client détermine les personnes, données et finalités concernées. Les données clients liées aux services suivent ses instructions licites de conservation, de restitution et d’effacement ainsi que les exigences impératives applicables. Pour toute demande concernant ces données, contactez le client responsable ou privacy@getenigmalabs.com ; nous assistons le client et respectons les obligations qui nous incombent directement.

Prospection et suivi des e-mails

Nous utilisons des coordonnées professionnelles pour promouvoir nos services, y compris celles fournies directement, achetées auprès de fournisseurs de données de prospects ou recueillies dans des sources professionnelles publiques. L’achat ou la disponibilité publique ne vaut pas, à lui seul, autorisation d’envoyer des messages commerciaux. Lorsque le droit applicable à la protection des données le permet, la base de la prospection professionnelle pertinente est notre intérêt légitime à promouvoir nos services. Le consentement est requis lorsque les règles du canal concerné l’exigent ; les exceptions relatives aux SMS dépendent du destinataire et des modalités d’envoi. La prospection par WhatsApp nécessite un accord préalable pour la société désignée dans cet accord.

Une demande ne vous inscrit pas à la prospection. Selon le formulaire, notre site propose des choix facultatifs, non cochés par défaut, pour les e-mails, appels téléphoniques en direct, SMS et messages WhatsApp/Signal. Ils concernent la société régionale nommée et les coordonnées saisies ; ils n’autorisent pas les appels publicitaires automatisés ou préenregistrés. Une case non cochée ne retire pas une autorisation antérieure.

Selon la campagne, les ouvertures et clics sur les liens peuvent être mesurés dans les e-mails commerciaux, y compris ceux adressés à des contacts obtenus auprès de sources externes. Lorsque le droit applicable exige votre consentement à cette mesure, nous le recueillons avant de suivre vos ouvertures ou clics. Vous pouvez retirer votre consentement au suivi à tout moment en contactant privacy@getenigmalabs.com. Le formulaire du site propose un choix facultatif distinct pour cette mesure ; choisir la prospection par e-mail ne donne pas, à lui seul, l’autorisation de suivi. Les réglages des cookies ne vous inscrivent pas à la prospection.

Pour les choix effectués dans les formulaires de notre site, nous conservons vos choix, la société et les coordonnées concernées, la date et la source de ces choix ainsi que les informations de confidentialité présentées.

Vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer à la prospection directe à tout moment, via un lien de désinscription, en répondant « STOP » lorsque cette option est disponible, ou en contactant privacy@getenigmalabs.com. Cela n’affecte pas votre demande ou les services.

Une désinscription met fin à la prospection d’Enigma Labs OÜ, d’Enigma Labs Technology Limited et d’EnigmaCyber LLC sur tous les canaux, y compris les e-mails, SMS et WhatsApp. Nous appliquons les désinscriptions sans retard injustifié et au plus tard dans les 24 heures suivant leur réception, ou plus tôt si la loi l’exige. Nous tenons une liste d’opposition pour empêcher toute nouvelle prospection ; le blocage reste effectif si vos coordonnées figurent dans une liste achetée ou importée ultérieurement.

Nous ne vendons ni ne louons les coordonnées et ne les transmettons pas à des plateformes publicitaires pour de la publicité ciblée.

Réponses assistées par IA

Nous utilisons des services d’IA pour traiter les demandes. Pour chaque demande, le système reçoit votre message, vos coordonnées ainsi que nos échanges et dossiers antérieurs vous concernant ou concernant votre société. Il peut consulter des sources professionnelles publiques vous concernant ou concernant votre société, telles que le site web de la société ou le profil LinkedIn. Il s’en sert pour classer et orienter la demande, rédiger une réponse, mettre à jour le dossier d’assistance et la fiche client liés à votre demande et programmer un suivi à son sujet.

Les réponses relatives aux réclamations, aux questions juridiques ou de confidentialité, aux incidents en cours ou aux signalements de sécurité sont toujours examinées par un membre du personnel avant envoi. Les autres réponses, y compris des informations indicatives sur nos services et nos tarifs, peuvent être envoyées automatiquement. Le système ne peut contacter que vous et notre personnel et ne peut modifier que votre dossier. Si vous avez choisi d’être contacté à des fins de prospection, les messages de suivi peuvent aussi contenir des informations sur nos services ; ils respectent les choix de prospection et les règles de désinscription de la section Prospection ainsi que notre liste d’opposition. L’acceptation d’un client, un prix ferme, un contrat ou l’accès aux services ne sont pas convenus par le système ; ils nécessitent une personne et le processus de mission décrit dans nos Conditions du site.

Le système fonctionne selon des instructions définies et contrôlées par notre personnel et uniquement pour les finalités ci-dessus. Nos fournisseurs d’IA ont l’interdiction contractuelle d’utiliser vos informations pour entraîner leurs modèles. Les requêtes et les réponses sont journalisées et vérifiables ; l’accès aux outils est limité au personnel autorisé avec authentification multifacteur. Notre déploiement suit les Principes de l’OCDE sur l’IA, le NIST AI Risk Management Framework 1.0 et les Dubai AI Ethics Guidelines. Les réponses de l’IA peuvent être inexactes ; écrivez à support@getenigmalabs.com pour demander un traitement par une personne. Vous pouvez vous opposer à ce traitement ou demander un traitement humain à tout moment.

Destinataires et services partagés

Enigma Labs Technology Limited (DIFC) gère les services partagés et traite les demandes EU et US pour le compte de la société régionale concernée. Nous utilisons des prestataires d’hébergement cloud et de sécurité, de gestion de la relation client, d’envoi d’e-mails et de messages, de helpdesk/chat, d’assistance par IA et de gestion des préférences. Les demandes sont enregistrées dans nos systèmes de gestion client et d’assistance.

Nos sociétés en Estonie, au DIFC et aux États-Unis peuvent assurer des services de traitement partagés pour la société régionale responsable. Nous utilisons aussi des fournisseurs de coordonnées professionnelles et d’enrichissement ainsi que des prestataires de téléphonie/VoIP et d’enregistrement d’appels.

Traitements internationaux

Nos services partagés font intervenir la société DIFC aux Émirats arabes unis. Les dossiers de demandes sont stockés au Japon ; les données d’e-mail, d’assistance et de consentement aux États-Unis. Les enregistrements d’appels et les éventuelles transcriptions sont stockés aux États-Unis, dans l’UE et au Japon. Le personnel autorisé peut accéder aux demandes depuis les pays de l’UE, le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada et la Nouvelle-Zélande. Les e-mails automatisés et commerciaux peuvent être envoyés depuis des régions situées dans l’UE et aux États-Unis. Les régions d’envoi ne décrivent pas tous les lieux de stockage ou d’assistance. Les traitements par l’IA peuvent également avoir lieu dans d’autres pays où nos prestataires et leurs sous-traitants ultérieurs exercent leurs activités.

Le Japon, le Royaume‑Uni, le Canada (organisations commerciales) et la Nouvelle‑Zélande font l’objet de décisions d’adéquation de la Commission européenne. Les Émirats arabes unis et les États‑Unis n’en font pas l’objet. Pour les transferts vers ces pays, nous nous fondons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD) conclues avec les sociétés Enigma et prestataires concernés. Vous pouvez en obtenir copie, expurgée des informations commerciales, auprès de privacy@getenigmalabs.com.

Conservation et sécurité

Nous limitons la conservation aux finalités décrites ici et aux exigences légales applicables. Les durées ci-dessous concernent les données actives ; les copies résiduelles de sauvegarde suivent leur limite distincte. Toute obligation d’effacement applicable plus tôt prévaut. Les documents particuliers qui restent nécessaires à une obligation légale ou à un litige précis sont conservés à cette fin, et non pour poursuivre la prospection.

Les données clients liées aux services suivent les critères de conservation indiqués dans leur section ci-dessus. Le tableau couvre les autres données décrites dans cette notice ; il ne prolonge pas le délai d’effacement d’un client.

Informations	Critères de conservation
Demandes et propositions	Pour les demandes qui n’aboutissent pas à une mission, au maximum 24 mois après votre dernier contact substantiel avec nous, et moins longtemps si les informations ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les preuves contractuelles ou nécessaires à une action en justice sont conservées séparément selon les exigences applicables
Échanges d’assistance et de chat	Tickets courants et transcriptions de chat : au maximum 24 mois après résolution, et moins longtemps si les informations ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les preuves nécessaires concernant un contrat, un incident ou un litige sont conservées séparément pour la finalité concernée et la durée applicable
Contacts de prospection achetés, enrichis et autres	Les profils de prospection inactifs sont effacés au plus tard 36 mois après la collecte ou votre dernière réponse ou demande substantielle relative à notre prospection, selon la date la plus récente, plus tôt s’ils ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les envois de campagnes et les ouvertures ou clics mesurés ne relancent pas ce délai. Une opposition ou un retrait met fin plus tôt à l’usage promotionnel correspondant ; les données nécessaires pour respecter votre opposition sont conservées séparément
Enregistrements d’appels	Enregistrements courants : au maximum 6 mois après l’appel, et moins longtemps si les informations ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les preuves nécessaires d’une commande acceptée, d’un incident ou d’un litige sont conservées séparément pour cette finalité et la durée applicable
Événements d’interaction e-mail	Données liées à un destinataire identifiable : au maximum 6 mois après chaque ouverture ou clic, puis effacement ou anonymisation irréversible, plus tôt si elles ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique
Preuves minimales du consentement	Tant que nous nous fondons sur le consentement, puis jusqu’à 36 mois après le dernier traitement fondé sur celui-ci, moins longtemps si elles ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique
Traces minimales des demandes relatives aux droits	Pendant le traitement de la demande, puis jusqu’à 36 mois après sa clôture, moins longtemps si elles ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique
Liste d’opposition	Tant que nécessaire pour respecter l’opposition, y compris si les coordonnées réapparaissent dans une liste
Documents comptables et fiscaux	Pendant le délai légal applicable au type de document et à la société concernée, calculé à partir de la clôture de l’exercice comptable ou fiscal concerné, de la date de dépôt ou d’un autre point de départ prévu par la loi
Preuves nécessaires à des actions en justice	Uniquement tant qu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit, compte tenu de sa naissance ou de sa découverte, du délai de prescription applicable et de toute prolongation, ainsi que des procédures ou mesures d’exécution encore en cours. Seules les informations pertinentes sont conservées
Journaux d’accès au site, de transmission et de sécurité	Journaux courants : au maximum 6 mois à compter de la collecte, et moins longtemps s’ils ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les preuves nécessaires d’un incident ou d’un litige sont conservées séparément pour cette finalité et la durée applicable
Copies distinctes des requêtes, réponses et journaux de diagnostic IA	Au maximum 6 mois à compter de la création, effacées plus tôt si elles ne sont plus nécessaires ou si une obligation d’effacement antérieure s’applique. Les messages conservés dans une demande ou une conversation d’assistance suivent la durée correspondante
Copies de sauvegarde courantes	Au maximum 12 mois à compter de la création de chaque copie, moins longtemps si elle n’est plus nécessaire ou si une obligation légale ou contractuelle impose un effacement antérieur. Les données supprimées restent exclues de l’usage courant jusqu’à l’expiration de la copie de sauvegarde

L’accès aux données clients est limité au besoin opérationnel et l’authentification multifacteur est obligatoire.

Droit applicable et droits

Le règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD), le droit estonien d’application et les règles nationales ePrivacy applicables régissent les traitements dans leur champ d’application. Les transferts soumis à restriction restent soumis au chapitre V du RGPD.

Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement, ainsi que leur portabilité lorsque les conditions légales sont réunies. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur les intérêts légitimes et à tout moment à la prospection directe. Vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les traitements licites effectués avant ce retrait.

Écrivez à privacy@getenigmalabs.com ou à l’adresse de la société ci-dessus en indiquant « Confidentialité ». Précisez la société concernée. Nous pouvons demander des informations proportionnées pour vérifier votre identité ou le pouvoir d’un représentant. Nous répondrons dans le délai légal applicable et expliquerons tout refus. Le choix d’une région n’écarte aucun droit impératif.

Vous pouvez adresser une réclamation à l’Andmekaitse Inspektsioon (AKI), ou à l’autorité de contrôle compétente du lieu où vous résidez ou travaillez ou du lieu de la violation alléguée. Vos droits relatifs aux décisions automatisées répondant aux critères légaux et aux recours juridictionnels restent disponibles.

Stockage du navigateur et choix

Le chat Intercom est optionnel et ne se charge qu’après le consentement aux fonctionnalités pour cette société et cette version de politique. Il traite des informations techniques du navigateur/réseau et vos messages via notre service d’assistance hébergé aux États-Unis. Vous pouvez retirer le consentement dans les réglages de confidentialité ; l’e-mail et les formulaires restent disponibles. La fin de la session du navigateur n’efface pas les messages déjà transmis, qui suivent les durées des demandes ou de l’assistance indiquées ci-dessus.

L’URL régionale identifie la société. Un signal national fiable de l’hébergeur peut suggérer une région sur une URL sans région ; vous pouvez en choisir une autre. Aucun cookie de préférence régionale, collecte du fuseau horaire du navigateur ou recherche IP externe n’est utilisé pour le routage. Les choix restent séparés par société et version de politique ; modifiez-les dans les réglages de confidentialité.

La Politique relative aux cookies et au stockage du navigateur décrit le stockage et sa gestion. Les réglages du navigateur sont distincts des choix de prospection par e-mail.

Modifications et contrats existants

Nous publions les révisions ici et mettons à jour la date de prise d’effet. Nous vous informons des modifications importantes par un avis bien visible sur le site ou par une communication directe, conformément aux exigences légales.

La migration du domaine ne transfère aucun contrat existant ou responsabilité historique. Les documents historiques figurent dans le répertoire juridique.