Privacyverklaring
Onderneming en reikwijdte
Enigma Labs OÜ, Juhkentali tn 8, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10132, Estland, Registratiecode 17166408, is verwerkingsverantwoordelijke voor zakelijke aanvragen en de bijbehorende verwerking via /eu. Privacy: privacy@getenigmalabs.com. Ondersteuning: support@getenigmalabs.com. Algemeen: hello@getenigmalabs.com.
Enigma Labs Technology Limited (DIFC) beheert de gedeelde website vóór de regiokeuze. Klantgegevens die tijdens een opdracht op instructie worden verwerkt, worden beschreven in het onderdeel over klantgegevens uit dienstverlening en vallen onder de betreffende opdrachtovereenkomst en verwerkersovereenkomst en de privacyinformatie van de klant. Onze openbare verwerkersovereenkomst is van toepassing wanneer deze in die opdracht is opgenomen. Onze website en diensten zijn bestemd voor bedrijven en zijn niet op kinderen gericht.
Contact functionaris voor gegevensbescherming: dpo@enigmalabs.ee. Vermeld de betrokken onderneming.
Gegevens, doeleinden en grondslagen
Wij verzamelen de naam, zakelijke contactgegevens, onderneming, eventueel verstrekt land, dienstinteresses en correspondentie die u verstrekt om aanvragen te beantwoorden, diensten af te stemmen en ondersteuning te bieden. Verzoek- en netwerkgegevens, verificatietokens, identificatoren voor verzoeklimieten en privacykeuzes ondersteunen levering en beveiliging. Verstrekking is vrijwillig, maar zonder de gegevens die nodig zijn om te reageren kunnen wij mogelijk niet helpen. Verstuur geen inloggegevens of onnodige gevoelige informatie via algemene aanvragen.
Wij gebruiken persoonsgegevens op de volgende grondslagen:
- Aanvragen, diensten en ondersteuning: onze gerechtvaardigde belangen bij het communiceren met zakelijke vertegenwoordigers, het afstemmen van diensten en het behandelen van ondersteuningsverzoeken, onder meer met de hieronder beschreven AI-ondersteuning. Wanneer u persoonlijk een overeenkomst met ons sluit of om stappen daarvoor verzoekt, baseren wij de daarvoor noodzakelijke verwerking op contractuele noodzaak.
- Onderzoek naar en verrijking van zakelijke contactgegevens: onze gerechtvaardigde belangen bij het vinden van relevante zakelijke contacten en het actueel en juist houden van professionele contactgegevens.
- Levering en beveiliging van de website: onze gerechtvaardigde belangen bij het beheren van de website, het voorkomen van misbruik en het beschermen van informatie.
- Marketing en e-mailmeting: toestemming waar vereist, waaronder de optionele toestemmingen die wij via onze formulieren verzamelen; anders onze gerechtvaardigde belangen bij het promoten van relevante zakelijke diensten en het beoordelen van de doeltreffendheid van campagnes, voor zover de toepasselijke regels die verwerking toestaan.
- Naleving en geschillen: toepasselijke boekhoudkundige, fiscale en gegevensbeschermingsverplichtingen en onze gerechtvaardigde belangen bij het instellen of uitoefenen van rechtsvorderingen of het voeren van verweer.
Voor prospectie en aanvulling van zakelijke contactgegevens kopen wij leads, verkrijgen wij verrijkingsinformatie van externe leveranciers en verzamelen wij informatie van openbare websites en professionele profielen, waaronder LinkedIn. Deze gegevens kunnen namen, functietitels, werkgevers, zakelijke e-mailadressen, telefoonnummers, locaties en LinkedIn-profielen omvatten.
Wij nemen telefoon- en VoIP-gesprekken op om klantinstructies te documenteren, problemen op te lossen, geschillen te beslechten en de aanvaarding van opdrachten vast te leggen. Wij informeren u voordat de opname begint en vragen toestemming waar dat vereist is. Anders baseren wij ons op onze gerechtvaardigde belangen bij het bijhouden van een nauwkeurig verslag voor die doeleinden. Als u geen opgenomen gesprek wilt, kunt u in plaats daarvan e-mail gebruiken. Wij bieden geen telefoondienst zonder opname.
Klantgegevens uit dienstverlening
Klanten kunnen ons persoonsgegevens verstrekken of toegang daartoe verlenen wanneer wij hun IT- en cyberbeveiligingsdiensten leveren, beveiligen en ondersteunen. Afhankelijk van de opdracht kan dit gaan om identificatoren en contactgegevens van medewerkers en andere personen, arbeidsgegevens, account- en toegangsgegevens, beveiligings- en systeemlogboeken, communicatie en informatie in klantsystemen. Toegestane dienstverleningsactiviteiten kunnen toegang tot die informatie in de systemen van de klant vereisen.
Wij verwerken deze informatie voor de door de klant geïnstrueerde dienstverleningsdoeleinden, met de reikwijdte en waarborgen die voor de betrokken gegevens vereist zijn. De klant bepaalt de betrokken personen, gegevens en doeleinden. Klantgegevens uit dienstverlening volgen zijn rechtmatige instructies voor bewaring, teruggave en verwijdering en de toepasselijke dwingende vereisten. Voor verzoeken over deze gegevens neemt u contact op met de verantwoordelijke klant of met privacy@getenigmalabs.com; wij ondersteunen de klant en voldoen aan de verplichtingen die rechtstreeks op ons rusten.
Marketing en e-mailtracking
Wij gebruiken zakelijke contactgegevens om onze diensten te promoten, waaronder rechtstreeks verstrekte gegevens, gegevens gekocht van leadaanbieders en gegevens uit openbare professionele bronnen. Aankoop of openbare beschikbaarheid geeft op zichzelf geen toestemming om marketing te verzenden. Waar het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht dit toestaat, is de grondslag voor relevante zakelijke marketing ons gerechtvaardigd belang bij het promoten van onze diensten. Toestemming is vereist waar de regels voor het betreffende kanaal dit voorschrijven; sms-uitzonderingen hangen af van de ontvanger en de verzendwijze. WhatsApp-marketing vereist voorafgaande toestemming voor de onderneming die daarin wordt genoemd.
Een aanvraag meldt u niet aan voor marketing. Onze websiteformulieren bieden, voor zover beschikbaar op het betreffende formulier, vrijwillige en standaard niet aangevinkte keuzes voor e-mail, live telefoongesprekken, sms en WhatsApp/Signal-berichten. Ze gelden voor de genoemde regionale onderneming en ingevulde contactgegevens; ze staan geen geautomatiseerde of vooraf opgenomen marketingoproepen toe. Een niet aangevinkt vak trekt eerdere toestemming niet in.
Afhankelijk van de campagne kunnen openingen en linkklikken in marketingmails worden gemeten, ook bij e-mails aan contacten uit externe bronnen. Als het toepasselijke recht hiervoor toestemming vereist, verkrijgen wij die voordat wij uw openingen of klikken volgen. U kunt uw trackingtoestemming op elk moment intrekken via privacy@getenigmalabs.com. Het websiteformulier biedt hiervoor een afzonderlijke, vrijwillige keuze; de keuze voor e-mailmarketing alleen verleent geen trackingtoestemming. Cookie-instellingen melden u niet aan voor marketing.
Voor keuzes via onze websiteformulieren bewaren wij uw keuzes, de betrokken onderneming en contactgegevens, wanneer en waar de keuzes zijn gemaakt en de getoonde privacyinformatie.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of bezwaar maken tegen direct marketing, via een afmeldlink, door met “STOP” te antwoorden waar dat mogelijk is, of via privacy@getenigmalabs.com. Dit heeft geen gevolgen voor uw aanvraag of diensten.
Een afmelding stopt marketing van Enigma Labs OÜ, Enigma Labs Technology Limited en EnigmaCyber LLC via alle kanalen, waaronder e-mail, sms en WhatsApp. Wij verwerken afmeldingen zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontvangst, of eerder als de wet dat vereist. Wij houden een uitsluitingslijst bij om verdere marketing te voorkomen; de blokkering blijft gelden als uw contactgegevens in een later gekochte of geïmporteerde lijst verschijnen.
Wij verkopen of verhuren geen contactgegevens en verstrekken deze niet aan advertentieplatforms voor gerichte advertenties.
Antwoorden met AI
Wij gebruiken AI-diensten om aanvragen te behandelen. Voor elke aanvraag ontvangt het systeem uw bericht, uw contactgegevens en onze eerdere correspondentie en gegevens over u of uw onderneming. Het kan openbare professionele bronnen over u of uw onderneming raadplegen, zoals de bedrijfswebsite of het LinkedIn-profiel. Hiermee classificeert en routeert het de aanvraag, stelt het een antwoord op, werkt het het helpdesk- en klantrecord van uw aanvraag bij en plant het vervolgcontact daarover.
Antwoorden over klachten, juridische of privacykwesties, lopende incidenten of beveiligingsmeldingen worden altijd door een medewerker beoordeeld voordat ze worden verzonden. Andere antwoorden, waaronder indicatieve informatie over onze diensten en prijzen, kunnen automatisch worden verzonden. Het systeem kan alleen contact opnemen met u en onze medewerkers en kan alleen uw record wijzigen. Als u voor marketingcontact heeft gekozen, kunnen vervolgberichten ook informatie over onze diensten bevatten; zij volgen de marketingkeuzes en afmeldregels in het onderdeel Marketing en onze uitsluitingslijst. Acceptatie van een klant, een bindende prijs, een overeenkomst of toegang tot diensten worden niet door het systeem overeengekomen; daarvoor zijn een persoon en het opdrachtproces uit onze Websitevoorwaarden nodig.
Het systeem werkt volgens instructies die onze medewerkers vaststellen en beheren en uitsluitend voor de bovenstaande doeleinden. Onze AI-aanbieders mogen uw gegevens contractueel niet gebruiken om hun modellen te trainen. Invoer en uitvoer worden gelogd en zijn controleerbaar; toegang tot de tooling is beperkt tot bevoegde medewerkers met multifactorauthenticatie. Onze inzet volgt de OESO-beginselen voor AI, het NIST AI Risk Management Framework 1.0 en de Dubai AI Ethics Guidelines. AI-antwoorden kunnen fouten bevatten; mail support@getenigmalabs.com om behandeling door een persoon te vragen. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking of om menselijke behandeling vragen.
Ontvangers en gedeelde diensten
Enigma Labs Technology Limited (DIFC) beheert gedeelde diensten en behandelt EU- en US-aanvragen namens de betreffende regionale onderneming. Wij gebruiken aanbieders van cloudhosting en beveiliging, klantadministratie, e-mail- en berichtenverzending, helpdesk/chat, AI-ondersteuning en privacyvoorkeuren. Aanvragen worden vastgelegd in onze klantbeheer- en helpdesksystemen.
Onze ondernemingen in Estland, het DIFC en de Verenigde Staten kunnen gedeelde verwerkingsdiensten leveren voor de verantwoordelijke regionale onderneming. Wij gebruiken ook aanbieders van zakelijke contactgegevens en verrijking, telefonie/VoIP en gespreksopnamen.
Internationale verwerking
Bij onze gedeelde diensten is de DIFC-onderneming in de Verenigde Arabische Emiraten betrokken. Aanvraaggegevens worden opgeslagen in Japan; e-mail-, helpdesk- en toestemmingsgegevens in de Verenigde Staten. Gespreksopnamen en eventuele transcripties worden opgeslagen in de Verenigde Staten, EU-landen en Japan. Bevoegde medewerkers kunnen aanvragen inzien vanuit EU-landen, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Canada en Nieuw-Zeeland. Geautomatiseerde en marketingmails kunnen vanuit EU- en US-regio’s worden verzonden. Verzendregio’s beschrijven niet iedere opslag- of ondersteuningslocatie. AI-verwerking kan ook plaatsvinden in andere landen waar onze aanbieders en hun subverwerkers actief zijn.
Japan, het Verenigd Koninkrijk, Canada (commerciële organisaties) en Nieuw‑Zeeland vallen onder adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie. De Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten niet. Voor doorgiften naar die landen baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46, lid 2, onder c, AVG) met de betrokken Enigma-ondernemingen en aanbieders. Een kopie van de toepasselijke bepalingen, zonder commerciële gegevens, kunt u opvragen via privacy@getenigmalabs.com.
Bewaring en beveiliging
Wij beperken bewaring tot de hier beschreven doelen en toepasselijke wettelijke vereisten. De onderstaande termijnen gelden voor actieve gegevens; resterende back-upkopieën volgen de afzonderlijke back-uplimiet. Een eerder geldend verwijderingsvereiste heeft voorrang. Specifieke gegevens die nodig blijven voor een wettelijke verplichting of concrete rechtsvordering worden daarvoor bewaard, niet voor verdere marketing.
Klantgegevens uit dienstverlening volgen de bewaarcriteria in het betreffende onderdeel hierboven. De tabel dekt de overige in deze verklaring beschreven gegevens; zij verlengt de verwijderingstermijn van een klant niet.
| Gegevens | Bewaarcriteria |
|---|---|
| Aanvragen en voorstellen | Voor aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 24 maanden na uw laatste inhoudelijke contact met ons, en korter als de gegevens niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Noodzakelijke bewijsstukken voor overeenkomsten of rechtsvorderingen worden afzonderlijk bewaard volgens de toepasselijke vereisten |
| Support- en chatcorrespondentie | Reguliere supporttickets en chatverslagen: maximaal 24 maanden na afhandeling, en korter als de gegevens niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Noodzakelijke bewijsstukken voor overeenkomsten, incidenten of geschillen worden afzonderlijk bewaard voor het betreffende doel en de toepasselijke termijn |
| Gekochte, verrijkte en andere marketingcontacten | Inactieve marketingprofielen worden uiterlijk 36 maanden na verzameling of uw laatste inhoudelijke marketingreactie of -verzoek verwijderd, afhankelijk van welke datum later is, eerder als ze niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Campagneverzendingen en geregistreerde openingen of klikken starten deze termijn niet opnieuw. Bezwaar of intrekking beëindigt het betreffende marketinggebruik eerder; noodzakelijke gegevens om uw bezwaar te respecteren worden afzonderlijk bewaard |
| Gespreksopnamen | Reguliere opnamen: maximaal 6 maanden na het gesprek, en korter als de gegevens niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Noodzakelijke bewijsstukken van een aanvaarde bestelling, incident of geschil worden afzonderlijk bewaard voor dat doel en de toepasselijke termijn |
| E-mailinteracties | Gegevens gekoppeld aan een identificeerbare ontvanger: maximaal 6 maanden na elke opening of klik, gevolgd door verwijdering of onomkeerbare anonimisering, eerder als ze niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt |
| Minimaal toestemmingsbewijs | Zolang wij op de toestemming steunen, daarna maximaal 36 maanden na de laatste verwerking op basis daarvan, korter als het bewijs niet meer nodig is of een eerdere verwijderingsplicht geldt |
| Minimale gegevens over privacyverzoeken | Tijdens de behandeling van het verzoek, daarna maximaal 36 maanden na afhandeling, korter als de gegevens niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt |
| Uitsluitingslijst | Zolang nodig om het bezwaar te respecteren, ook wanneer contactgegevens opnieuw op een lijst verschijnen |
| Boekhoudkundige en fiscale gegevens | Gedurende de wettelijke termijn voor het soort gegevens en de betreffende onderneming, gerekend vanaf het einde van het relevante boek- of belastingjaar, de indieningsdatum of een ander wettelijk bepaald startmoment |
| Noodzakelijk bewijs voor rechtsvorderingen | Alleen zolang nodig voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of verweer, rekening houdend met het ontstaan of bekend worden van de vordering, de toepasselijke verjaringstermijn en eventuele verlenging, en nog lopende procedures of tenuitvoerlegging. Alleen relevante informatie wordt bewaard |
| Website-, bezorgings- en beveiligingslogboeken | Reguliere loggegevens: maximaal 6 maanden vanaf verzameling, en korter als ze niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Noodzakelijke bewijsstukken voor incidenten of geschillen worden afzonderlijk bewaard voor dat doel en de toepasselijke termijn |
| Afzonderlijke kopieën van AI-invoer, uitvoer en diagnoselogboeken | Maximaal 6 maanden vanaf aanmaak, eerder verwijderd als ze niet meer nodig zijn of een eerdere verwijderingsplicht geldt. Berichten die deel uitmaken van een aanvraag of supportgesprek volgen de bijbehorende bewaartermijn |
| Reguliere back-upkopieën | Maximaal 12 maanden vanaf het maken van elke kopie, korter als deze niet meer nodig is of een eerdere wettelijke of contractuele verwijderingsplicht geldt. Verwijderde gegevens blijven buiten normaal gebruik totdat de back-upkopie verloopt |
Toegang tot persoonsgegevens van klanten is beperkt tot operationele noodzaak en multifactorauthenticatie is verplicht.
Toepasselijk recht en rechten
De Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG/GDPR), Estse uitvoeringswetgeving en toepasselijke nationale ePrivacy-regels gelden binnen hun toepassingsgebied. Doorgiften waarvoor beperkingen gelden, blijven onderworpen aan hoofdstuk V van de AVG.
U kunt verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, rectificatie, verwijdering of beperking en, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen en op elk moment tegen direct marketing. U kunt toestemming intrekken zonder gevolgen voor de verwerking die vóór de intrekking rechtmatig was.
Stuur een e-mail naar privacy@getenigmalabs.com of schrijf naar het hierboven vermelde bedrijfsadres, onder vermelding van “Privacy”. Vermeld de betrokken onderneming. Wij kunnen proportionele informatie vragen om uw identiteit of de bevoegdheid van een vertegenwoordiger te verifiëren. Wij reageren binnen de toepasselijke wettelijke termijn en lichten een eventuele weigering toe. Een regiokeuze beperkt geen dwingende rechten.
U kunt een klacht indienen bij de Andmekaitse Inspektsioon (AKI) of bij de bevoegde toezichthouder van de plaats waar u woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Uw rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluiten die onder de wettelijke voorwaarden vallen en uw recht op een voorziening in rechte blijven bestaan.
Browseropslag en keuzes
Intercom-livechat is optioneel en laadt pas na toestemming voor functionaliteit voor deze onderneming en beleidsversie. Technische browser-/netwerkgegevens en uw berichten worden verwerkt via onze in de VS gehoste helpdesk. U kunt chattoestemming intrekken in de privacyinstellingen; e-mail en contactformulieren blijven beschikbaar. Het einde van een browserchatsessie verwijdert geen al verstuurde berichten; hiervoor gelden de bovenstaande aanvraag- of supporttermijnen.
De regionale URL bepaalt de onderneming. Een vertrouwd landensignaal van de hosting kan op een URL zonder regio een suggestie geven; bezoekers kunnen anders kiezen. Wij maken geen regiovoorkeurcookie en gebruiken geen browsertijdzone of externe IP-opzoekdienst voor routering. Privacykeuzes blijven gescheiden per onderneming en beleidsversie; wijzig ze via de privacy-instellingen.
Het Cookie- en browseropslagbeleid beschrijft browseropslag en het beheer daarvan. Browserinstellingen en keuzes voor e-mailmarketing staan los van elkaar.
Wijzigingen en bestaande overeenkomsten
Wij publiceren herzieningen hier en werken de ingangsdatum bij. Wij informeren u over belangrijke wijzigingen via een opvallende melding op de website of rechtstreekse communicatie, zoals wettelijk vereist.
De domeinmigratie draagt bestaande overeenkomsten of historische verantwoordelijkheden niet over. Historische documenten staan in het juridisch overzicht.